Экономия на ресторане/еде или кейтеринге – это самый нежелательный пункт оптимизации.
И, разумеется, необходимо заранее протестировать меню, чтобы всё было вкусно и гости остались довольны.
На свете и звуке тоже экономить не стоит – иначе гостям будет некомфортно, атмосфера мероприятия нарушится, кто-то направится к выходу вскоре после начала, общаться будет затруднительно и будет сложно достичь целей, поставленных Вами перед мероприятием
— на ведущем, потому что мероприятие назад не вернуть, а заказав недорогого и неопытного ведущего, есть существенный риск, что он не сможет влиться в концепцию мероприятия и воспоминания о событии не будут хорошими
— можно не брать артистов/cover группу, но ведущий должен быть хорошего уровня, с опытом проведения сотен мероприятий, чтобы он был готов к любой неожиданности и поддержал атмосферу удачной импровизацией, а не неловкой шуткой, чтобы чувствовал настроение гостей и гибко менял план, а не шёл по заранее подготовленной программе.
Нельзя экономить на безопасности при проведении мероприятия. В частности, на дежурстве врача на площадке и скорой помощи. Бывают всякие жизненные ситуации: может подняться температура/гость потерял сознание/не хватило дыхания и время, пока приедет скорая может оказаться слишком долгим.